Exemplo de Portfólio de Projetos e Serviços

Introdução

O gerenciamento de projeto continua crescendo e cada vez mais as organizações vêem o valor da disciplina no suporte do sucesso da estratégia organizacional. Paralelamente, está o crescimento da biblioteca de padrões globais do PMI – Project Management Institute. As organizações investem no seu futuro através de iniciativas como programas e projetos, organizados em portfólios. Projetos, programas e portfólios são os meios para se atingir metas e resultados organizacionais.

O uso de processos de gerenciamento de portfólio e as habilidades de trabalho para a equipe de gerenciamento de portfólio são importantes métodos para fazer uma ligação entre a estratégia corporativa e a operação organizacional.

Em paralelo ao crescimento da profissão de gerenciamento de projeto, a disciplina de gerenciamento de portfólio está ganhando importância como meio de ajudar as organizações a focar não somente no “fazer certo o trabalho”, mas também no “fazer o trabalho certo”. Ainda, por todos os setores da indústria, os praticantes de gerenciamento de projeto têm operado sem um documento único que contemple o conjunto de processos que represente as melhores práticas reconhecidas em gerenciamento de portfólio.

Portfólio de Projetos e Serviços

Segundo o PMI (2006), portfólio é uma coleção de projetos, que são temporários na criação de novos produtos, serviços, resultados e/ou programas e outros trabalhos que são agrupados para facilitar o efetivo gerenciamento dos projetos, alinhado-os à estratégia da organização.

O PMI (2006) considera ainda que o gerenciamento do portfólio é o gerenciamento centralizado de um ou mais projetos, que inclui identificar, priorizar, autorizar, gerenciar e controlar projetos, programas e outros trabalhos relacionados, para atingir objetivos específicos da estratégia de negócio. O gerenciamento de portfólio auxilia a organização na obtenção dos objetivos estratégicos, assegurando de forma padronizada e clara a seleção, classificação e a priorização dos projetos

Algumas organizações tem portfolios separados por departamentos, divisões ou unidades de negócio. Em última instância, deve haver um portfolio abrangente para a organização como um todo.

Exemplo

Segundo o exemplo sugerido no artigo de Marco Coghi (Consultor em TI e TA, Especialista em Planos Diretores e Projetos) de 2007, segue seis responsabilidades, conforme abaixo:

1) Determinar uma estrutura viável para o projeto, que é capaz de atingir os objetivos da organização;
2) Balancear o portfólio, para garantir a estrutura do projeto que balanceie melhor longos prazos vs. curtos prazos; riscos vs. recompensas; pesquisa vs. desenvolvimento, etc.;
3) Monitorar o planejamento e a execução dos projetos escolhidos;
4) Analisar o desempenho do portfólio e maneiras para aprimorá-lo;
5)Avaliar novas oportunidades confrontando com o portfólio atual e, comparativamente, levar em conta a capacidade de execução de projetos da organização;
6) Prover informação e recomendações para pessoas com poder de decisão em todos os níveis hierárquicos.

Baseado nessa proposta, foi criado um ciclo PDCA para melhoria contínua desse Portfólio

Os 8 passos seguintes compreendem um processo para estabilizar e aprimorar qualquer portfólio de projetos:

1) Recolher e documentar as informações iniciais do portfólio;
2) Traçar os objetivos, recursos e processos do portfólio;
3) Unir o projeto com os objetivos, recursos e processos do portfólio, e fazer uma contribuição inicial;
4) Determinar a estratégia orçamentária da organização para os projetos;
5) Priorizar o portfólio de projetos de acordo com o critério acertado e com as informações disponíveis no momento;
6) Avaliar o balanceamento do portfólio;
7) Desenvolver recomendações para aprimorar o ROI;
8) Facilitar reuniões da direção e comunicar os resultados.